Eingangsrechnungsmanagement digital leicht gemacht
Invoice Management
Rechnungen digital abwickeln
Mit den neuen gesetzlichen Vorgaben gehören papierbasierte Rechnungen der Vergangenheit an. Doch elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format allein sind nicht die Lösung für ein effizientes Eingangsrechnungsmanagement. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Prozesse vollständig zu digitalisieren, um Compliance zu gewährleisten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Reichen Sie eingehende Rechnungen noch immer händisch oder per E-Mail von einem Schreibtisch-Zuständigen zum nächsten? Engagierte Kolleg*innen sind entnervt, da es stets die Gleichen sind, müssen individuell überwachen und die eskalieren, um Skontofristen zu realisieren? Entscheider können von unterwegs nur schlecht mitarbeiten und Ihr Unternehmen verliert wertvolle Zeit?
Mit einem digitalen Invoice Management erledigen Sie Ihre Rechnungsprozesse in Höchstgeschwindigkeit: Schluss mit verpassten Fristen, Nachfragen bei Kollegen und Suchen nach Rechnungen. Stattdessen können Sie sich auf schnelle, transparente und reibungslose Abläufe verlassen – und ganz nebenbei gesetzliche Vorgaben einhalten.
Digitales Invoice Management: Ihre Vorteile im Überblick
- Bis zu 64 % an Kosten einsparen
Mit einem digitalen Invoice Management können bis zu 64 % der Kosten eingespart werden.
- 60 % bis 80 % mehr Zeit
Mehr Zeit, weniger Aufwand: Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung kann eine Zeitersparnis von 60-80 % erreicht werden.
- 25 % weniger Fehler
Die automatische Datenerfassung vermeidet menschliche Fehler: Zahlendreher und langatmige Korrekturschleifen sind vorbei – der Anteil fehlerhafter Arbeitsschritte kann um 25 % gesenkt werden.
- Skonto nutzen
Durch die Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs wird sichergestellt, dass alle eingehenden Rechnungen termingerecht bearbeitet werden. Skontofristen können ganz einfach eingehalten werden.
Wie ein digitales Rechnungsmanagement bei Ihnen aussehen könnte?
Digitales Rechnungsmanagement und ECM vereint
ohne Unsicherheit
ohne zeitraubende, umständliche Suchvorgänge
ohne lange Liege- und Bearbeitungszeiten
mit Überblick über alle Fristen
mit automatischen Freigabeprozessen und klarer Verantwortung
mit realisierbaren Skonti
Ob gescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung aus einer E-Mail: Mit einer Software für digitales Rechnungsmanagement werden Ihre Rechnung formatunabhängig erkannt, relevante Informationen automatisch erfasst und extrahiert. Die Rechnung wird direkt nach dem Eingang GoBD-konform in Ihrem ECM-System archiviert. Mit den gewonnenen Informationen startet das System automatisch einen Workflow zur Prüfung, Freigabe und Buchung der Rechnung. Dabei können Freigaben nach Wertgrenzen oder Zuständigkeiten erfolgen und fehlende Daten erfasst werden. In jedem Schritt ist die Rechnung in klarer Verantwortung und läuft – von Eskalationsmechanismen überwacht – geregelt durch Ihr Unternehmen. Bei Bedarf können entsprechend berechtigte Kolleginnen und Kollegen Rechnungen ortsunabhängig einsehen und bearbeiten.
Die Bandbreite des Invoice Managements
Rechnungseingang
Papierrechnungen werden gescannt, als PDF-Dateien digitalisiert und anschließend importiert. Wenn eine Rechnung in digitaler Form per E-Mail eingeht – sei es als XRechnung oder im ZUGFeRD-Rechnung – wird sie automatisch und in die Software übertragen.
Rechnungserkennung und Datenextraktion
Mithilfe einer künstlichen Intelligenz werden eingehende Rechnungen unterschiedlichster Formate automatisch erkannt und alle relevanten Informationen erfasst und extrahiert. Einer korrekten steuerlichen Erfassung steht nichts mehr im Weg.
Automatische Strukturen
Automatisch erstellte Strukturen sorgen für eine besser Organisation Ihres ECM-Systems. Dies ermöglicht eine genaue Zuordnung von Rechnungen zu Kunden oder Lieferanten und sorgt im Bedarfsfall für eine schnelle Auffindbarkeit.
Workflows
Eingegangene Rechnungen werden automatisch per Workflow an entsprechende Mitarbeiter weitergeleitet. Dadurch wird ein schnellerer Rechnungsumlauf gewährleistet.
Revisionssichere Archivierung
Sobald eine Rechnung gebucht wurde, wird diese im ECM-System revisionssicher archiviert. Der Zugriff wird über individuelle Berechtigungsstrukturen geregelt.
Individuelle Berechtigungen
Durch individuelle Zugriffsrechte und Berechtigungen schaffen Sie klare Zuständigkeiten. Sie können beispielsweise einstellen, dass nur Führungskräfte Rechnungen ab einem bestimmten Betrag zur Freigabe erhalten.
Nahtlose Integration
Eingangsrechnungen können problemlos an Ihr Buchhaltungssystem übergeben werden.
Alles im Blick
Durch die Nutzung von Dashboards wird die Überwachung von Rechnungen deutlich vereinfacht. Mit nur einem Klick können Sie eine Übersicht aller Rechnungsbelege und ihrer jeweiligen Statusinformationen einsehen.
Digitales Rechnungsmanagement mit ELO
Technische Details zu den Lösungen
ELO ECM
ELO Enterprise Content Management (ELO ECM) ist eine etablierte Plattform für Geschäftsprozesse.
Business Solution ELO Invoice
Die Business Solution ELO Invoice ist das Herzstück im Eingangsrechnungsmanagement.
ELO DocXtractor
Mit ELO DocXtractor können eingehende Dokumente intelligent analysiert und vorverarbeitet werden.
FlexInvoice
FlexInvoice Standard übergibt Daten aus der Rechnungsfreigabe an ERP- und Fibu-Systeme oder exportiert sie, mit einfacher Modellierung in einer No-Code-Anwendung.
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